일을 줄이는 보고의 기술-선제적 공유-

일을 줄이는 보고의 기술 -선제적 공유-

회의·카톡·보고에 시달리는 사람들을 위한 단 하나의 기술

업무를 하다 보면 일이 힘든 게 아니라 사람이 힘든 순간이 더 많다.

• “지금 어디까지 됐나요?”
• “언제쯤 받을 수 있을까요?”
• “혹시 진행 중이신 거 맞죠?”

일은 잘하고 있는데도 계속 확인 요청이 들어오고,

슬슬 집중하려고 하면 슬랙이나 카톡이 울리고,

겨우 마무리해서 보내면 “이건 왜 이렇게 하셨어요?”라는 되묻는 질문이 따라온다.

아이러니하게도, 실력이 부족해서가 아니라 “상대가 내 상황을 모르는 것” 때문에 이런 소모가 반복된다.

그리고 그때마다 우리는 생각한다.

“아니, 나도 지금 하고 있다니까…”

그런데 문제는 설명하기도 귀찮고,

매번 묻는 사람도 딱히 악의가 있는 건 아니라는 것이다.

그렇다면 이 끝없는 반복을 끊을 수 있는 방법은 없을까?

있다.

실제로 일을 빨리 끝내는 사람들보다,

**“다시는 재촉받지 않는 사람들”**이 공통적으로 쓰는 기술이 있다.

바로 “선제적 공유(Preemptive Update)” 습관이다.

이 기술을 익히면 묻는 사람이 사라지고, 회의가 줄고, 방해가 사라진다.

오늘은 이 기술을 누구나 당장 쓸 수 있도록 구체적 문장과 함께 알려준다.

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왜 효과적인가?

업무가 꼬이는 가장 흔한 이유는 실력이 아니라 “상대가 지금 상황을 몰라서 생기는 오해” 때문이다.

• 진행 상황을 몰라서 “지금 어디까지 됐어요?”
• 문제가 생긴 줄 모르고 “왜 일정이 밀린 거죠?”
• 진행하고 있는지 불안해서 “혹시 언제까지 가능할까요?”

이런 질문을 애초에 못 하도록 만들면 상대는 편안해지고, 나는 방해받지 않고 몰입할 수 있다. 이걸 가능하게 해주는 것이 선제적 공유 습관이다.

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적용 방식 (3가지 상황별 템플릿 포함)

상황                    |   타이밍               | 한 줄 템플릿

요청을 받은 직후	업무 시작 전	요청 주신 건 확인했습니다. ○○ 방식으로 진행 예정이며, 완료 예상 시점은 ●●입니다. 중간 경과는 △△ 시점에 공유드리겠습니다.
진행 중일 때	일정 기준 or 하루 1회	현재 기준 ○○까지 완료되었습니다. 다음 단계는 ●●이며, 이 과정에서 △△ 리스크가 있어 미리 공유드립니다.
지연/변경이 필요할 때	늦기 전에	당초 계획보다 ○일 지연될 가능성이 있어 미리 안내드립니다. 대안을 A안/B안 중 하나로 제안드립니다.

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실제 사용 예시

안 좋은 예 (받기 싫은 스타일)

“자료 준비 중입니다.”

좋은 예 (믿음이 생기는 스타일)

보고서 초안은 목차 구성까지 완료했고, 본문은 내일 오후 3시까지 80% 이상 작성될 예정입니다. 수정 반영은 그 이후에 가능하니 혹시 톤앤매너에 대해 선호가 있다면 지금 주시면 반영하겠습니다.

이 문장 하나로 상대는 더 이상 무엇을 물어볼 필요가 없어진다.

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왜 이게 ‘일머리가 있는 사람’의 핵심 기준인가?

일반적인 사람 선제 공유형 고수

묻는 사람 중심으로 움직임 → 계속 방해받음	상대가 무엇을 궁금해할지를 미리 생각하고 답을 준비함
“진행 중입니다 / 곧 드릴게요” 같은 모호한 표현 사용	수치/시점/계획/리스크까지 명확히 공개
일이 끝나야만 공유	과정 자체를 정보로써 활용

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바로 실천 팁

내일부터 아래 3가지만 습관화하면 된다.

✅ **“묻기 전에 먼저 말한다”**를 기본 원칙으로 삼기

✅ 모든 공유는 “상태 + 다음 단계 + 예상 시점 + 선택지” 포함하기

✅ 고민되면 한 문장만 외워서 쓰기 →

혹시 혼란이 생길까 봐 미리 한 줄 공유드립니다.

이 한 줄만 앞에 붙이면 어떤 공유도 잔소리로 보이지 않고 배려로 인식된다.

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마무리

이 기술은 문서/회의/슬랙/메일/보고 등 모든 커뮤니케이션에서 전천후로 먹히는 고급 스킬이다.

정리하면 **일머리란 ‘일을 잘하는 능력’이 아니라 ‘타인이 내 일에 대해 궁금해하지 않게 만드는 능력’**이다.

 

 

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